Factura proforma: qué es, para qué sirve y cómo hacerla

La factura proforma es uno de esos documentos que todo el mundo ha visto, pero que genera muchas dudas: ¿tiene validez legal?, ¿lleva IVA?, ¿hay que declararla? En esta guía te explicamos qué es, para qué sirve y cómo hacerla correctamente, con un ejemplo de los datos que debe incluir.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento previo a la factura que refleja las condiciones de una operación que todavía no se ha realizado o cobrado. Tiene el aspecto de una factura (datos del emisor y del cliente, conceptos, precios, impuestos y total), pero su función es informativa y comercial.

Lo más importante que debes recordar:

• no es un documento fiscal ni contable,
• no genera la obligación de ingresar el IVA ni da derecho a deducirlo,
• no se anota en los libros registro ni se incluye en las declaraciones,
• no sustituye a la factura: cuando se realiza la operación, hay que emitir la factura definitiva.

¿Para qué sirve una factura proforma?

Pedir un anticipo o un pago por adelantado

Es el uso más habitual. Envías la proforma, el cliente paga el importe total o una parte y, una vez cobrado, emites la factura correspondiente.

Formalizar una oferta

La proforma muestra al cliente exactamente cómo será la factura: precios, descuentos, impuestos y condiciones de pago. Así evitas malentendidos antes de cerrar la venta.

Comercio internacional y aduanas

En envíos fuera de la Unión Europea, la proforma suele acompañar a la mercancía para que las aduanas conozcan su valor cuando aún no se ha emitido la factura comercial.

Tramitar financiación, subvenciones o compras internas

Muchas empresas y administraciones piden una proforma para aprobar internamente un gasto o para solicitar un préstamo o una ayuda.

Revisar los datos antes de emitir la factura

Con Verifactu, una factura emitida ya no se puede borrar: si hay un error, hay que rectificarla. Preparar antes una proforma te permite que el cliente confirme sus datos y evitar rectificativas innecesarias.

Factura proforma vs. factura

Proforma, presupuesto y albarán: no son lo mismo

• El presupuesto es una estimación del precio que el cliente todavía tiene que aceptar.
• La proforma refleja una operación prácticamente cerrada y suele usarse para cobrar por adelantado.
• El albarán acredita la entrega de la mercancía. Te lo explicamos en ¿Qué es un albarán?.

Qué datos debe incluir una factura proforma

No hay un formato legal obligatorio, pero lo recomendable es que incluya los mismos datos que la futura factura:

1. el título «Factura proforma» bien visible, para que nadie la confunda con una factura,
2. número de proforma (con una serie distinta a la de facturas) y fecha de emisión,
3. datos del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección,
4. datos del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección,
5. descripción de los productos o servicios, cantidades y precios unitarios,
6. base imponible, tipo de IVA aplicable y total,
7. forma y plazo de pago, por ejemplo el número de cuenta para el anticipo,
8. validez de la oferta, si quieres limitarla en el tiempo.

Ejemplo: «Factura proforma PRO/2026/014, 9 de noviembre de 2026. Diseño de página web: 1 x 1.200 € + IVA 21 % (252 €) = 1.452 €. Pago del 50 % por adelantado mediante transferencia. Validez: 30 días».

¿Cuánto tiempo es válida una factura proforma?

La ley no fija un plazo. La validez la decides tú y conviene indicarla en el documento, por ejemplo «Validez: 30 días». Así, si pasados unos meses cambian tus precios o el tipo de IVA aplicable, no estás obligado a mantener las condiciones de una proforma antigua. Si la operación se retrasa, lo más sencillo es emitir una proforma nueva con los datos actualizados.

Proforma con anticipo: cómo se factura

Cuando el cliente paga un anticipo a partir de una proforma, ese cobro sí tiene consecuencias fiscales: el IVA se devenga en el momento del pago anticipado. Por eso, al recibir el anticipo, debes emitir una factura de anticipo por el importe cobrado y, cuando se complete la operación, la factura final descontando lo ya facturado. En BitFactura puedes generar la factura de anticipo directamente desde la proforma y los documentos quedan vinculados entre sí.

Cómo hacer una factura proforma en 3 pasos con BitFactura

1. Activa la proforma. En Ajustes > Ajustes de cuenta > Tu cuenta, en la sección Documentos a expedir, marca Proforma y guarda.
2. Crea el documento. Añade un nuevo documento de ingresos, elige el tipo Factura proforma, completa cliente y conceptos, y envíalo por correo o descárgalo en PDF.
3. Conviértela en factura. Cuando el cliente pague o confirme, abre la proforma y pulsa Convertir en factura: los datos se copian solos. Si usas Verifactu, la factura se envía a la AEAT al guardarla.

El paso a paso con capturas está en nuestra base de conocimientos: Factura proforma: qué es y cómo emitir una factura a partir de ella. También tienes un resumen en la página factura proforma en BitFactura.

Errores frecuentes con las facturas proforma

• Usar la misma numeración que las facturas. Rompe la serie correlativa de tus facturas.
• Contabilizar la proforma. El IVA se declara con la factura, no con la proforma.
• Olvidar emitir la factura definitiva después de cobrar el anticipo.
• No indicar que es una proforma. El cliente podría registrarla como factura.

Proforma y Verifactu

Como la proforma no es una factura, no genera registro de facturación ni se envía a la AEAT. Lo que sí se registra es la factura que emites a partir de ella. Si quieres saber cómo funciona Verifactu en BitFactura, consulta Verifactu en BitFactura, nuestra guía cómo elegir un software Verifactu o el calendario Verifactu.

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Ilustración: Storyset