¿Cómo organizar el teletrabajo en el tiempo de coronavirus? La organización de responsabilidades, herramientas útiles y consejos comprobados

author Marta Gorka , 2020-03-24

Debido a la pandemia de coronavirus muchos empresarios enviaron a sus empleados a trabajar desde casa. Desafortunadamente, no todos instruyeron a sus subordinados cómo organizar este tipo de trabajo. En este artículo explicamos cómo trabajar de una manera eficaz en el sistema de home office. También vamos a señalar las herramientas útiles y las pistas de la gente que trabaja de esta forma a diario.

Para limitar la propagación del coronavirus los gobiernos insistieron a los empresarios a que creasen la oportunidad de teletrabajo para los empleados. De esa manera mucha gente mudó las responsabilidades de su trabajo a casa. Para las personas que nunca antes han trabajado así este cambio puede resultar una fuente de estrés. Especialmente cuando el empresario no dejó ningunas directrices, instrucciones o materiales de cómo organizar las tareas en casa. 

Teletrabajo - eficaz y cómodo 

Aunque el cambio forzado del modo de trabajo parezca difícil, puede construir una oportunidad para el desarrollo. Nuevo sistema de trabajo, aplicación de la optimización y evoluciones positivas pueden ser un buen paso hacia el futuro. Según el estudio realizado por la empresa Owl Labs, las personas que trabajan desde casa son a 22% más felices que otros empleados. Experimentan menos estrés relacionado con el trabajo y… trabajan más que los trabajadores en oficina. 

De ahí que, tanto los empresarios como empleados experimenten los beneficios de home office.

Para que el teletrabajo realmente beneficiara es esencial una buena organización de trabajo y un soporte técnico eficaz. En los párrafos siguientes les vamos a contar cómo lo organizamos en BitFactura. Vamos a mencionar las herramientas que utilizamos y cómo luchamos con todas distracciones para mantener la eficiencia. 

BitFactura - métodos comprobados de teletrabajo

BitFactura lleva más de 10 años proporcionando soluciones avanzadas y ecológicas de e-facturación para más de 500 mil clientes. Somos uno de los líderes en el mercado. Los expertos del sector regularmente aprecian y recompensan nuestros productos. Nuestros empleados periódicamente cumplen con sus deberes desde casa. Actualmente hemos eliminado completamente el trabajo en la oficina entrando en el sistema del empleo home office. Somos un gran ejemplo de que el trabajo desde casa no tiene que significar una eficacia menor. ¡Todo lo contrario! Especialmente hoy en estos tiempos difíciles para muchas empresas nuestra experiencia puede ser una fuente de inspiración y… esperanza que este tipo de trabajo puede funcionar.

Herramientas importantes

Una de las condiciones más importantes del teletrabajo es el acceso a buenos instrumentos. Nosotros basamos nuestro trabajo en 3 grandes herramientas: BitFactura, Sugester y Google Hangouts.

Las herramientas utilizadas en el trabajo deben facilitar sobre todo:

  • la comunicación funcional del equipo - tanto textual (chat) como oral (teleconferencias);

  • la división de responsabilidades y la supervisión de la ejecución;

  • el almacenamiento, agrupación y archivo de documentos;

  • la clasificación de la información sobre cliente con la posibilidad de acceder para todos los empleados o solo los miembros de team elegidos;

  • el acceso a base de conocimiento - las normas y reglas de conducta en situaciones especiales.

En cuanto a la mensajería, funcionan muy bien las soluciones simples y gratuitas. Las empresas y equipos menores pueden utilizar exitosamente aplicaciones como Whatsapp o Facebook Messenger. Las apps un poco más avanzadas serán Slack, Microsoft Teams o Facebook Workplace. Para realizar eficientemente las teleconferencias se pueden utilizar Skype, ya mencionado Google Hangouts o Microsoft Teams. Para recoger, archivar y compartir documentos es indispensable Google Drive o Dropbox.

Para satisfacer las necesidades de empresas y equipos dispersados hemos creado la plataforma Sugester. Sugester combina todas las funciones esenciales disponibles en varias aplicaciones para teletrabajo. Es un e-mail, live chat y CRM a la vez. Sugester posibilita el contacto con cliente, la asignación de las tareas, el control y el cambio de estatus de la ejecución, y también la medición del tiempo de trabajo. Además contiene opciones internas, como base de conocimientos o el disco para guardar archivos. Todos nuestros empleados utilizan Sugester a diario. 

La organización de teletrabajo - consejos comprobados

La eficiencia de teletrabajo garantizan no solo las herramientas, pero también buenos hábitos. ¿Cómo trabajar y no volverse loco?

  • Cada día empieza a trabajar a la misma hora. ¿Ibas a la oficina a las 9? Comienza el trabajo a la misma hora también en casa. 

Tal sistema me permite mantener mi rutina diaria, pese al cambio de modo de trabajo. También aumenta el sentimiento de seguridad afectado hoy en día por los acontecimientos actuales. 

  • Limita las distracciones. Facebook, LinkedIn, Youtube - las redes sociales populares y los servicios web son la perdición de muchas personas que trabajan desde casa. 

Para mucha gente el mayor desafío de home office son las distracciones. Una forma eficaz de eliminarlas es el uso de aplicaciones gratuitas, por ejemplo Cold Turkey. Basta con introducir las dirección de la página web que queremos bloquear y la hora a la que la aplicación la desbloqueará. Es una manera fácil y comprobada - sugiere Michał Stefaniak, CMO de BitFactura.

  • Haz una lista de deberes. El trabajo en casa muchas veces tiene el carácter de realizar actividades. Para eliminar el caos y no quedarse atascado en el lío de obligaciones empieza cada día con preparar una lista de deberes con prioridades. Lo puedes hacer también al final del día. Sólo asegúrate de siempre remover cada tarea después de completarla. 

Si trabajas individualmente no tienes que utilizar ninguna plataforma en línea para preparar una lista de deberes. Lo único que necesitas es una hoja de papel y bolígrafo o calendario que utilizas a diario. Nosotros nos acostumbramos al módulo de tareas de Sugester porque hace que el trabajo del equipo más grande funciona mejor. Los estatus y el tiempo estimado de cumplir las tareas muestran una imagen actual de la realización sin plantear muchas preguntas o multiplicar conversaciones.

  • Designa el espacio de trabajo concreto. Aunque el sofá pueda parecer un lugar perfecto para trabajar, no lo es. El trabajo en el sofá sólo dañará tu columna. Además será mucho más difícil separar la vida laboral de la vida privada. 

Si en casa no tienes tu propio despacho, utiliza una mesa de cocina. Con éxito cumplirá con el papel de escritorio - añade. 

 

Las visitas en las oficinas contables

Aunque muchas oficinas contables dejen en las entradas las cajas para poner allí los documentos, esta solución no elimina el riesgo de contraer el virus. En este momento difícil recomendamos mandar las facturas por correo electrónico y no visitar las oficinas contables en persona. 

En este caso BitFactura resulta una solución eficaz para los empresarios. Nuestro sistema permite a varios usuarios en línea expedir facturas clásicas, proforma u otros documentos. Facilita a los contables el acceso a documentos, y por esta razón los clientes no tienen que entregarlos en persona. El sistema también ayuda a recibir pagos online y crear un resumen de todos los documentos expedidos para un contraparte concreto. BitFactura garantiza un amplio espectro de servicios en línea.   

Según los expertos el teletrabajo es el futuro. Los acontecimientos actuales, aunque sean dramáticos, seguramente demostraran a muchos empresarios que el trabajo desde casa no solo es posible, pero también eficaz y satisfactorio. La clave del éxito es el apoyo a las tecnologías modernas y el trabajo en los hábitos saludables.